7 trucos para gestionar el tiempo de un proyecto o tarea

Descubre 7 trucos para gestionar el tiempo de un proyectosaca el máximo provecho de las horas que destinas a la ejecución de tus tareas.

¿Gestión del tiempo? Seguro que la primera imagen que te ha venido a la cabeza es la de un cronómetro corriendo a toda velocidad. Y sí, en cierta forma estás en lo cierto. La gestión del tiempo consiste en controlar plazos y tareas. Está bien que supervises a tu equipo de trabajo y que lleves el registro de cuánto ha durado esto y cuánto esto otro. Aun así, no te lo tomes tan a pecho. Recuerda que no eres ni policía ni entrenador de una selección de atletismo. Eres un líder de proyectos.

gestion-tiempoGestionar el tiempo no sólo consiste en controlarlo. La verdadera clave para una buena gestión del tiempo está en saber optimizarlo

¿Quieres saber cómo hacerlo? ¡Toma nota de los siguientes 7 trucos! Si quieres saber todavía más, te recomendamos que leas esta Guía sobre Gestión del Tiempo  que te ofrece gratuitamente la prestigiosa escuela de negocios Online Business School. En ella encontrarás los mejores trucos para gestionar el tiempo. ¡No te la pierdas!

Puedes descargar la guía siguiendo este enlace:

Guía gratuita: Gestión del Tiempo de un Proyecto. Las claves de éxito

1. Pon orden a tu entorno

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Alguien dijo una vez aquello de «La educación empieza por casa». ¡Cuánta razón tenía! Si quieres sacar el máximo provecho a tu tiempo, organiza tu sitio de trabajo, despacho, oficina, local, tienda o almacén. Puede que parezca una afirmación trivial, pero no lo es. ¿Te imaginas tratando de monitorizar un proyecto junto a tus colaboradores mientras pasas por encima de cajas y documentos regados por el suelo?

2. Delega responsabilidades

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Por cierto, los tiempos del emprendedor «todopoderoso» han pasado de moda. Hasta Batman necesitaba de Robin. Conforma un grupo de trabajo de tu confianza y delega en ellos las actividades que mejor sepan hacer. Esto no sólo te quitará un gran peso, sino que además evitará que te desgastes en tareas que no dominas.

3. Compra una agenda (virtual)

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No dudamos que tu memoria sea buena, pero si quieres liderar un proyecto debes saber que tendrás que coordinar varias tareas a la vez. Y que lo mejor es llevar una agenda en la que puedas organizar tus cosas. Si te mola la tecnología, tienes una amplia variedad de programas informáticos de gestión del tiempo para tabletas y otros dispositivos. Pero si te va más el rollo tradicional, cómprate una agenda de toda la vida.

4. Establece prioridades

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A menos que tengas ocho manos, lo más probable es que no puedas hacer todo a la vez. Por eso es necesario que definas cuáles actividades merecen más atención y cuáles, por el contrario, pueden esperar otro rato.

5. Lleva a cabo reuniones de equipo productivas

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Organiza encuentros productivos con los miembros del equipo. Es fundamental que haya una agenda clara y enfocada a la reunión. De lo contrario, el tiempo de todos los participantes se verá comprometido. Un consejo: informa previamente a los asistentes de la hora de comienzo y de fin de la reunión, los temas a tratar y su orden.

6. Fija plazos realistas

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Hay líderes de proyecto cuya prioridad es establecer fechas de entrega, ya sean totales o parciales. Y no está mal que sea así. Pero ojo, no pierdas el norte. Antes que nada, mira que los plazos sean acordes con las tareas y con la capacidad de quienes las ejecutan. De hecho, al fijarlos, no te olvides de dejar cierto margen para solventar eventuales fallos o situaciones de emergencia. Sé flexible.

7. Identifica las fugas de tiempo

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Cual fontanero que busca el sitio exacto por el que se escapa el agua de una tubería, así debes actuar ante los elementos distractores que roben tiempo a tu proyecto. Los hay de todo tipo, y más vale identificarlos a tiempo: desde los más abstractos, como la mala planificación en cuanto a objetivos, hasta otros más tangibles como el uso excesivo de redes sociales o aquel ruido que entra por tu ventana. Tu misión es mirarlos de frente y buscar la mejor manera de erradicarlos.